▷ El rediseño de las salas de reuniones durante el Covid | Ofidisma

El rediseño de las salas de reuniones durante el Covid

El rediseño de las salas de reuniones durante el Covid | Ofidisma

La Covid-19 ha transformado todos y cada uno de los aspectos de nuestra vida social, familiar y por supuesto, laboral.

Las empresas se han llevado una dura parte de los efectos de la pandemia. No sólo han tenido que afrontar disminuciones de sus ventas, sino que han tenido que cambiar radicalmente todas sus operaciones.

Uno de los aspectos que más preocupa a los empresarios, es la adaptación física que deben hacerse a los espacios de trabajo. Los locales de atención directa al público, han tenido que hacer reestructuraciones a la arquitectura de sus espacios para adaptarse a las medidas de bioseguridad.

Las oficinas, que no tienen contacto directo con el público, también han tenido que adaptarse a las restricciones de distanciamiento y las barreras físicas anticontagio.

Mamparas de oficina, paneles de protección, dispensadores de gel alcoholado, zonas de tráfico, así como decenas de señalizaciones dentro y fuera de las oficinas.


El teletrabajo, un fenómeno COVID

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Algunas empresas han podido traspasar la carga laboral fuera de la oficina. La tecnología ha permitido que muchos colaboradores, puedan ejercer sus funciones de manera telemática. Oficinas caseras se han reproducido por toda España, salones de viviendas se han transformado en oficinas satélite.

Otras empresas, por diferentes motivos, no pueden trasladar el trabajo a las casas. Algunos negocios requieren de la presencia de los trabajadores o la logística de adoptar el teletrabajo es prácticamente imposible.

Esto ha hecho que se tengan que adoptar medidas sanitarias en las sedes físicas e instalar las protecciones requeridas. Aún con el teletrabajo, existen empresas que necesitan hacer reuniones personales en la sede física.

Aunque se hacen reuniones vía videoconferencias, aún es necesario realizar reuniones presenciales en salas de reuniones.


Las salas de reuniones COVID

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Para las empresas que requieren usar las salas de reuniones y cuyo uso es indispensable o inevitable, hay una regla muy clara: Se deben tomar las medidas sanitarias necesarias.

Hasta febrero del 2020, muchas empresas usaban sus salas de reuniones como una de las zonas más concurridas de la oficina.

Reuniones de equipo, presentaciones, discusiones de planes, juntas directivas o incluso, como la zona de tertulia de muchos miembros de la empresa.

A raíz de las medidas de confinamiento, distanciamiento social e implementación de barreras físicas, la sala de reuniones es ahora una zona delicada y a la que debemos prestar la debida atención.

Por antonomasia, la sala de reuniones es el área de acercamiento físico por excelencia. De hecho, esa es precisamente su función, establecer una zona en la que las personas puedan discutir temas frente a frente y de manera directa.

Ahora bien, siendo una zona de alto riesgo, es imperativo que su adaptación a las medidas de seguridad sanitarias, sea la más eficiente posible.

Reestructuración de la sala de reuniones

Los expertos sanitarios mundiales, recomiendan que evitar cualquier forma de acercamiento social es una de las medidas más eficientes para reducir el riesgo de contagio.

No obstante, ya sabemos que esto es imposible en muchos negocios y dado lo imprescindible del uso de la sala de reuniones, debemos hacer de ella un espacio 100% seguro para los asistentes.

Las medidas más eficientes, son:

  • Instalar paneles de protección, mamparas de oficina y otro tipo de barreras físicas. Estas deben impedir el intercambio de fluidos corporales y exhalaciones entre los asistentes. 
  • Estos paneles de protección y mamparas de oficina, deben cubrir cada puesto de manera lateral y frontal. Con la altura y anchura necesarios para permitir la comodidad de la persona y aislar al máximo posible el contacto con los demás.
  • Las reuniones deben hacerse lo más dinámicas, cortas y efectivas posibles. Es recomendable que se advierta a los asistentes de la necesidad de preparación previa a la reunión.
  • Muchas empresas han optado por transmitir a los asistentes a una reunión, un plan de discusión, con un cronograma de intervenciones y con los temas a tratar.
  • Se debe ventilar la sala de manera natural por lo menos 15-20 minutos antes y después de la reunión.
  • Inmediatamente al terminar la reunión, se debe hacer la desinfección necesaria con la protección requerida para el personal de limpieza.
  • Es obligatorio el uso de mascarillas, guantes, pantallas u otras medidas de protección personal. Asimismo, se debe respetar la distancia de seguridad recomendada.
  • El aforo de la sala debe reducirse al 50%, es por ello que la planificación de la reunión es imprescindible y citar sólo a las personas indispensables. Muchas empresas hacen una combinación entre teleconferencias y reuniones físicas.
  • Aunque pueda parecer reiterativo, se debe enviar a los asistentes un protocolo anti Covid con antelación a la reunión y en algunos casos, la confirmación de lectura, es una medida eficiente.

Protegernos ante la pandemia es una labor sinérgica, todos somos importantes y fundamentales para la protección de todos.

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