Uno de los grandes fallos dentro de los espacios laborales es la falta de organización. Sin embargo, y a pesar de los graves problemas que acarrea, suele ser lo más habitual. Es así como las oficinas se transforman en lugares caóticos donde encontrar cualquier documento se convierte en una odisea que afecta de forma significativa en la productividad. Un centro de trabajo mal organizado es un laberinto en el que impera la inoperancia y la poca efectividad.
Para que esto no suceda, lo mejor es tener en cuenta algunos factores que te serán de gran ayuda para mantener la oficina ordenada y bien organizada ¿Sabes cuáles son?
El método japonés de las 5 S
La empresa nipona Toyota puso en marcha, durante la década de los 60, un método infalible para la organización perfecta de una oficina. En realidad se trata de una metodología sencilla en la que predomina la limpieza pero, también, la constancia y la rutina. Una filosofía que nos puede ser muy útil en cualquier otro aspecto de nuestra vida y con la que vamos a conseguir un mayor rendimiento y eficiencia.
- Seiri o clasificar. Es tan necesario como saber qué es útil y debemos guardar, o lo que no sirve y debe ir a la basura.
- Seiton u orden. Cada cosa debe tener su lugar, de forma lógica, para poder encontrarlo de forma rápida.
- Seiso o limpieza. Mantener la zona de trabajo aseada y organizada es fundamental.
- Seiketsu o mantenimiento. Los 3 puntos anteriores mantenerlos constantes como parte del día a día.
- Shitsuke o rutina. Hacer que estos pequeños gestos sean una parte más de la rutina laboral.
Organizar según el espacio
Lo primero, antes de iniciar la organización más minuciosa, es tener en cuenta el espacio del que disponemos y la forma en la que vamos a distribuirlo. Si vamos a necesitar zonas privadas o si el archivo va a estar dispuesto en lugares ocultos, por ejemplo, son detalles que se deben pensar antes de lanzarse a la búsqueda de mobiliario.
Disponer de un local de grandes dimensiones, no siempre es garantía de una buena organización. Es necesario organizarlo con inteligencia, aprovechando la luz natural lo máximo posible, y apostando por una decoración que aporte luminosidad y bienestar en el trabajo.
Escoger el mobiliario adecuado
Una vez ideada la oficina a través del espacio, es importante acotar cada zona con el mobiliario que mejor se adapte a las necesidades particulares de la empresa. Cuántas mesas van a ser necesarias, sillas, mamparas de separación o muebles archivadores. También si van a ser necesarias cortinas o estores para las ventanas, en el caso de que se disponga de luz natural.
Sin dejar de perder una buena estética, que ayude a crear un espacio agradable y con cierta calidad y bienestar, es necesario buscar la funcionalidad y comodidad para el desarrollo de las actividades laborales. Tampoco debe olvidarse la comodidad y seguridad de los trabajadores. De ahí que, además de un bonito diseño y la funcionalidad necesaria, también deba tenerse en cuenta que sean muebles ergonómicos y cuidadosos con la anatomía humana.
Zona de archivo
Aunque cada vez son más las oficinas que utilizan la documentación digitalizada, todavía existen ciertos documentos y trámites en los que son necesarios los papeles físicos. Estos deben encontrarse en un lugar determinado, siempre a mano, pero con la suficiente privacidad para que estén bien salvaguardados. Es así como se debe garantizar que puedan ser encontrados en cualquier momento que se precisen y por todas aquellas personas que tengan acceso a ellos.
Tanto si la zona de archivo está aislada, como si forma parte del mobiliario general de la oficina, debemos contar con los muebles adecuados. No en vano, de un perfecto archivo va a depender el orden y la limpieza del espacio laboral y, por lo tanto, de la efectividad en el trabajo.
Pero para que esta tarea se realice de forma eficiente, es necesario que cada empleado cuente con los accesorios necesarios. ¿Sabes cuáles son?
- Enseres individuales. Cada empleado debe tener a mano aquellos enseres que le faciliten la tarea de archivar y organizar los documentos. Las cajoneras, por ejemplo, se convierten en perfectas para mantener el orden de la mesa.
- Taquillas. Son las más adecuadas para espacios colectivos donde los papeles y documentos deben estar controlados y utilizados por muchos. De esta forma todos sabrán dónde encontrarlos, pudiendo disponer de ellos en cualquier momento.
- Estanterías. De igual forma que las taquillas, son las mejores para ser utilizadas por el colectivo de una determinada sección o departamento. Lo ideal es que estén bien identificadas, con etiquetas que dejen claro los tipos de documentos archivados. En el caso de que se utilicen datos personales, mejor que éstas lleven puertas para proteger la privacidad.
- Archivador de los datos de la empresa. Suele ser un mueble único en el que vamos a encontrar los documentos fundamentales y oficiales de la empresa. Suele situarse en el despacho de dirección donde los máximos responsables podrán hacer uso de ellos.
Seguro que con estas ideas ya tendrás más claro cómo organizar la oficina para sacarle el máximo partido. En cualquier caso, siempre puedes consultar con los profesionales en organización de empresas y mobiliario para oficinas. En Ofidisma somos especialistas en crear espacios laborales únicos, cómodos y funcionales. Somos la empresa de muebles de oficina en Málaga que se adapta a cualquiera de tus necesidades. No lo dudes y ven a visitarnos.
